Expertise comptable · 8 collaborateurs
Les pièces arrivent. La saisie ne devrait plus.
Un flux de lecture des factures, relevés et avoirs pour un cabinet d’expertise comptable : extraction, proposition d’écriture, validation du collaborateur — plus de recopie ligne à ligne.
J+4
clôture mensuelle, avant J+9
×3,2
pièces traitées / jour / collab.
81 %
écritures acceptées d’un coup
Pièces du jour
9 / 12- Valider
Martin F-118
HT 1 240 € · TVA 20 %
- Valider
EDF mars
HT 155 € · TVA 20 %
- Doute
Avoir Print+
HT — · TVA ?
Le contexte
Cabinet d’expertise comptable, 8 personnes, un peu plus de 90 dossiers. En période de clôture, trois collaborateurs passaient leurs journées sur la saisie : PDF mal cadrés, photos WhatsApp, factures fournisseurs, tickets. Le logiciel comptable était déjà là. Ce qui manquait, c’était le pont entre la pièce et l’écriture.
Le problème
14 minutes par pièce, en moyenne, entre l’ouverture du fichier, la lecture, la saisie et le lettrage approximatif. 18 h / semaine sur l’équipe hors saison, davantage en janvier. Les erreurs de TVA et de date se corrigeaient en revue, donc deux fois. Les clients appelaient pour savoir où en était « leur mois ». Le goulot n’était pas la révision. C’était la frappe.
Notre audit
Nous n’avons pas remplacé l’outil comptable. Nous avons traité l’entrée. Identifier le type de pièce. Extraire fournisseur, dates, HT / TVA / TTC, numéro. Proposer une écriture selon le plan du dossier. Laisser le collaborateur valider — surtout les cas limites : notes de frais, avoirs, factures étrangères. L’IA lit. Le cabinet décide.
La solution
Une file d’attente des pièces du jour, branchée sur la GED du cabinet. Chaque pièce sort avec une proposition d’écriture. Le collaborateur corrige en deux clics ou rejette. Les pièces douteuses (scan illisible, montant qui ne balance pas) remontent en tête, au lieu de se perdre dans le lot.
Lecture des factures, relevés et avoirs, proposition d’écriture, validation humaine. Le logiciel comptable existant reste la source de vérité.
Comment ça fonctionne
01
Pièce reçue (mail, portail, scan)
02
Type, tiers, dates, TVA
03
Proposition d’écriture
04
Collaborateur : valider / corriger
05
Écriture dans le dossier
Les résultats
J+4
clôture mensuelle, avant J+9
×3,2
pièces traitées / jour / collab.
81 %
écritures acceptées d’un coup
12 h
rendues à la révision / semaine
Mesuré sur 6 mois, y compris une clôture annuelle. Avant : 14 min / pièce, 38 pièces / collaborateur / jour en pointe, clôture mensuelle médiane à J+9. Après : 5 min de relecture, 3,2× plus de pièces traitées par jour et par personne sur le flux courant, 12 h / semaine rendues à la révision et au conseil, clôture à J+4. Taux de propositions acceptées sans correction : 81 %. Le reste, c’est précisément le métier : un avoir mal libellé, une facture d’acompte, un fournisseur nouveau.
Technologies
- Lecture de factures
- Extraction TVA
- File d’attente
- GED
- Écritures comptables
On n’a pas « mis de l’IA dans le cabinet ». On a arrêté de retaper des factures. La clôture de janvier, pour la première fois, n’a pas mangé deux week-ends.
Nicolas R., Expert-comptable associé