Avocat / juridique · droit des affaires
Retrouver une pièce en quarante secondes, pas en onze minutes.
Un classement et une recherche pour un cabinet d’affaires : chaque pièce (conclusions, mails, PDF adverse) est lue, rangée dans le bon dossier, et retrouvée par une phrase — plus par le nom du fichier.
40 s
pour retrouver une pièce, avant 11 min
94 %
classées dans le bon dossier
×16
plus rapide à la recherche
avenant non-concurrence, juillet
Avenant juillet — clause de non-concurrence
40 sPièce n°14 · SAS Helios
Conclusions adverse — 3 mars
Classé · dossier 2024/118
scan_final_v3.pdf
Sans en-tête · à ranger
Le contexte
Cabinet d’avocats d’affaires, 4 associés, 2 collaboratrices, une assistante. Les dossiers vivent dans Outlook, un Drive, des pièces numérotées à la main, des PDF « scan_final_v3 ». La nuit avant l’audience, on cherche. On trouve. Parfois on ne trouve pas à temps, et on le sait trop tard.
Le problème
11 minutes en médiane pour mettre la main sur une pièce déjà reçue — mesuré sur 80 recherches, deux semaines de carnet. Ce n’est pas de la rédaction. Ce n’est pas du droit. C’est de l’archéologie de fichiers. Les pièces adverses arrivent par mail, se perdent dans un sous-dossier, et l’assistante reclassait le vendredi. Quatre personnes cherchaient en parallèle dans quatre arborescences.
Notre audit
Le besoin n’était pas un « ChatGPT juridique ». C’était un index. Lire la pièce, en extraire l’affaire, la partie, la date, le type (conclusions, pièce n°X, assignation, mail). La ranger. Permettre une recherche en français courant : « avenant de juillet, clause de non-concurrence ». La génération de texte, ici, n’apporte rien. Le classement, si.
La solution
Une GED de cabinet : tout ce qui arrive (mail suivi, dépôt, scan) est lu et proposé au bon dossier, avec un type. L’assistante confirme les cas limites (nouvelle affaire, homonymes). La recherche porte sur le contenu, pas sur le nom du fichier. Rien n’est envoyé à un modèle public. Rien n’est inventé dans une pièce.
Classement automatique des pièces dans le dossier, recherche en langage courant, confirmation humaine sur les cas ambigus. Pas de rédaction d’actes.
Comment ça fonctionne
01
Pièce reçue (mail, scan, dépôt)
02
Affaire, type, date, parties
03
Proposition de classement
04
Assistante : cas limites
05
Recherche dans le dossier
Les résultats
40 s
pour retrouver une pièce, avant 11 min
94 %
classées dans le bon dossier
×16
plus rapide à la recherche
8 h
rendues à la rédaction / semaine
Mesuré sur 3 mois, 6 affaires actives suivies de près. Avant : 11 min / recherche, ~8 h / semaine cumulées sur l’équipe (associés compris, le soir). Après : 40 s en médiane pour une pièce déjà indexée, −71 % de temps de recherche, 94 % des pièces classées dans le bon dossier dès la première proposition. L’assistante traite les 6 % restants (nouvelle affaire, pièce sans en-tête). Le temps rendu n’est pas du « loisir ». C’est de la rédaction, plus tôt.
Technologies
- GED cabinet
- Lecture de pièces
- Indexation
- Recherche sémantique
- Classement dossiers
La pièce adverse de mars, je la sors pendant la conférence. Avant, je la cherchais après. C’est tout ce que je demandais. Pas un robot qui écrit mes conclusions.
Me L. V., Associée, droit des affaires